Поддержка клиентов 24/7 8 800 222 55 62 gl88002225562@ac-nn.ru

Журнал учёта приёма и выдачи топливных карт — это документ, который оформляют АЗС после подписания соглашения с компанией о поставках топлива по топливным картам.

Также юридические лица и ИП могут вести внутренний журнал для контроля расхода ГСМ водителями и для организации документооборота карточек.

В статье расскажем, как его правильно заполнить и вести.

Содержание

Необходимость ведения журнала

В современных условиях топливные карты помогают контролировать расходы на ГСМ.

После заключения договора на топливные карты с компанией-поставщиком они выдаются водителям.

В журнале учета прописаны все водители, что позволяет контролировать использование ими топливных карт и сверять расход топлива.

Как это работает

Топливные карты используются для покупки топлива на АЗС. Они позволяют получать отчетную документацию с заправочных станций. Использование топливных карт не по назначению невозможно.

Среди преимуществ топливных карт отмечаются:

  • Уход от наличного расчета, что освобождает от ведения авансовой отчетности;
  • Полная прозрачность трат — все транзакции отражаются в отчетах;
  • Возможен вычет НДС;
  • Наличие бонусов и скидок согласно условиям договора.

Организация документооборота в компании

Первым шагом в организации учета топливной карты является выбор поставщика. С ним оформляется договор о получении фиксированного числа карт, оговариваются возможные бонусы в рамках их использования, сроки действия и т.д.

Топливные карты предоставляют бесплатно или за плату. В первом случае на балансе бухучета они не отражаются — выносятся на забалансовый счет. В случае платного приобретения карты учитываются в ТМЦ и списываются на текущие расходы.

После их получения поставщик раз в месяц предоставляет компании накладную, счет-фактуру, отчетную документацию по транзакциям топливных карт, количеству отпущенного топлива и УПД, акт сверки.

Для внутреннего контроля организация ведет журнал учета, особенности ведения которого — ниже.

Особенности ведения журнала учета приема и выдачи топливных карт

С помощью журнала учета организация контролирует и сверяет расход топлива, составляет необходимую отчетность. Документ ведется бухгалтером или заведующим хозяйством.

Состав журнала

По ФЗ 402 «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы разрабатываются самой организацией в удобной им форме. Однако, в соответствии с требованиями законодательства и для корректного учета в журнал необходимо включить:

  • Название компании;
  • Дату составления и наименование документа;
  • Номер карты;
  • Данные сотрудника носителя – ФИО и занимаемая должность;
  • Марку и государственный номер автомобиля;
  • Дату эмиссии и выдачи сотруднику топливной карты;
  • Дату возврата карты;
  • Подписи ответственных лиц.

Отражение стоимости карт

Учет отличается в зависимости от наличия отдельной строки, в которой указывается цена за 1 карту в документах при их передаче. В каждой проводке указывается дебет, кредит и сумма.

Если цена за карту вынесена отдельно, то в ведении учета будут следующие проводки:

  • Перечисление аванса поставщику;
  • Принятие карт на учет;
  • НДС на топливные карты;
  • Зачет аванса поставщику;
  • Вычет НДС на основании счета-фактуры.

В случае отсутствия стоимостной оценки карт, как указывалось выше, при их передаче ведется условная оценка на забалансовом счете – чаще всего 1 карта оценивается в 1 рубль. В этом случае делается проводка на учет топливных карт в количестве n на забалансовом счете.

Вне зависимости от условий получения карты у организации появляется забалансовый счет, в котором хранятся данные о закрепленных за компанией топливных картах.

Выдача карт

Для выдачи выпускается приказ о закреплении топливной карты за водителем. Данный документ не имеет собственной унифицированной формы — он создается на бланке приказа предприятия.

При выдаче топливных карт в журнале нужно указать сотрудника и номер выданной ему под подпись карты. Проводка передачи карт на топливо включает в себя операции по:

  • Передаче карт пользователям;
  • Учету карт на забалансовом счете. Учет топлива идентичен учету при оплате наличными, так как отличается только способ оплаты. Он ведется по проводкам:
  • Пополнение баланса карты;
  • Принятие ГСМ к учету на основании документации, предоставленной поставщиком ТК;
  • Списание ГСМ на расходы организации.

Важно отметить, что для подтверждения использования топлива в предпринимательской деятельности необходимо оформление путевых листов, так как наличие и эксплуатация топливных карт является только доказательством оплаты ГСМ.

Похожие статьи

Акт передачи топливной карты водителю
Акт передачи топливной карты водителю
Рассказываем, как правильно заполнить акт приема-передачи топливных карт водителю, что он должен содержать и рассматриваем другой метод с оформлением специального приказа.
Рейтинг топливных карт для юридических лиц
Рейтинг топливных карт для юридических лиц
Выбрать топливную карту задача не из простых, особенно если учесть, что на рынке представлено более 30 различных брендов топливных карт. Мы собрали в статье основных поставщиков топливных карт и сравнили их по важным для юридических лиц параметрам.
Что такое топливная карта и как ее использовать?
Что такое топливная карта и как ее использовать?
Топливной картой называется удобный и многофункциональный инструмент для бизнеса, используемый для расчета за топливо на автозаправочных станциях. По виду это обычная пластиковая карточка со встроенным микрочипом, магнитной полоской или штрихкодом. Как она работает? Какие бывают виды?