Акт передачи топливной карты водителю

Акт передачи топливной карты должен входить в документооборот компании, у которой есть собственный автопарк, а в штате работают наемные водители. Документ позволяет полностью соблюсти алгоритм оформления процедуры выдачи бензина или другого топлива.

Содержание

Преимущества топливных карт
Этапы о формления документов
Заполнение акта приема-передачи
Содержание акта приема-передачи
Метод, когда сотрудников очень много
Образец

Плюсы использования топливных карт

Они дают возможность:

Оптимизировать ведение бухгалтерского учета;
Делают расходы наглядными, позволяют собрать статистику, улучшить проведение логистических процессов;
Ускоряют процедуру проведения оплаты на АЗС;
Корпоративные скидки способствуют снижению расходов.

В случае утери пластик может быть заблокирован. Топливные карты позволяют точно контролировать процесс расходов на заправках – по каждой операции возможно получение счет-фактуры, а также детализированного отчета. Контроль ведется через личный кабинет, он позволяет получить доступ ко всей информации онлайн.

Для систематизации и контроля выдачи топливных карт применяется специальный журнал учета. При его правильном и планомерном ведении он может стать базой для создания любой формы учета расхода топлива. В документе фиксируется вся информация, касающаяся выдачи топливной карты:

Её номер;
Марка и номер ТС;
Дата выдачи;
ФИО того, кто выдал топливную карту;
ФИО водителя, который ее получил.

В журнале также должен содержаться номер акта передачи карты водителю.

Процесс юридического оформления

Чтобы со стороны налоговых ведомств не возникло вопросов по поводу затрат на топливо, важно правильно подойти к процессу оформления документов:

С каждым работником должен быть заключен трудовой договор, в котором указываются нюансы по применению топливных карт. Если соглашения были подписаны ранее, избежать их перезаключения можно путем оформления приложения;
Составление акта по приемке-передаче топливных карт для каждого работника;
Создать систему по учету топлива в формате путевых листов по каждому маршруту;
В бухгалтерском учете необходимо проводить операции по оприходованию расхода топлива с учетом выдаваемой по топливной карте накладной;
Проводить операции по списанию ГСМ на основе составленных ранее путевых листов.

Важно учитывать, что автомобили не должны быть в собственности водителей. Если это так, то требуется оформить договор аренды на транспортные средства с компанией-работодателем. В ином случае у контролирующих ведомств могут возникнуть вопросы по поводу правомерности контроля расхода топлива.

Заполнение акта приема-передачи

Акт по приему-передачи топливной карты, по сути, представляет собой соглашение о передачи имущества компании (то есть карты). Чтобы документ обладал юридической силой, в нем должны присутствовать следующие данные:

Реквизиты компании, в которой он был составлен;
Полное ее наименование;
Город;
Дата подписания.

Если в организации используется несколько топливных карт, которые выдаются разным водителям, рекомендуется присваивать актам регистрационные номера. В этом случае их будет проще фиксировать в журнале и вести учет.

Что должен содержать акт приема-передачи

При составлении акта рекомендуется придерживаться общепринятого образца. В документе в обязательном порядке должна содержаться следующая информация:

Полное наименование организации, которой принадлежит карта, а также ее реквизиты;
Данные представителя организации, от лица которого производится передача (например, генеральный директор). Также желательно, чтобы в акте упоминалось лицо, на которое оформлялся договор с топливной компанией;
Какие документы служат правовой базой для передачи работодателем сотруднику имущества (в данном случае речь идет о топливной карте). Для ООО основой может являться Устав компании;
С какой целью передается карта сотруднику, в пояснении необходимо указать номер и марку машины, прикрепленной к водителю (если это было сделано отдельным приказом, прописывается его номер);
ФИО водителя, которому передается карта (при этом трудовой договор с ним должен быть заключен раньше, чем был составлен и подписан акт);
Дата передачи топливной карты;
Наименование и номер выдаваемой топливной карты;
Количество экземпляров акта. Акт передачи топливной карты обычно составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, второй – у работодателя. При этом должны быть подписаны оба документа. Только в таком случае у документа будет юридическая сила.
Карта может выдаваться водителям бесплатно, с условием возврата (оставляется денежный залог) либо с оплатой. В акте также в обязательном порядке должны быть прописаны условия передачи.

Другой метод

Если сотрудников много, возможно оформление специального приказа, который должен быть подписан руководителем организации.

Все данные должны быть оформлены списком или таблицей.

Если данные оформляются таблицей, в одной из ее колонок указываются данные водителей, в следующей карта, которая будет выдана в конкретном случае.

В этом случае необходимость составления отдельного акта передачи топливной карты отпадает. Отдельного подписания акта с каждым сотрудником в этом случае не требуется.

Образец

В предоставленном образце документа указаны ключевые аспекты, которые бухгалтер должен учитывать при составлении:

Акт передачи топливной карты сотруднику - скачать образец

Акт выдачи топливной карты сотруднику - образец