Учет ГСМ по топливным картам

Любые организации, вне зависимости от их масштаба, могут обладать автопарком, находящимся в собственности или полученным в результате договора аренды или лизинга. В ходе эксплуатации транспортных средств компании нужен учет расходов, в том числе и на ГСМ.

В настоящее время многими юридическими лицами и ИП применяются топливные карты, которые позволяют экономить (с помощью возмещения НДС и скидок на топливо). В статье мы рассмотрим, как учитывать ГСМ по таким карточкам.

Особенности взаимодействия с сервисом

Договор между АЗС и компанией-клиентом прописывает:

Списание денежных средств во время транзакций по топливным картам;
Бренды, услугами которых могут воспользоваться сотрудники;
Ограничения на количество и сумму приобретаемых ГСМ;
Бонусы и скидки.

По его подписанию предоставляются топливные карты – выдаются экспедиторам под подпись. Они удобны тем, что не требуется составление отчетов по расходу ГСМ для бухгалтерии.

Также компания-клиент получает доступ в личный кабинет и, при его наличии, в мобильное приложение, через которые отслеживаются и контролируются транзакции всех топливных карт в организации. В функционал входят:

Транзакции в рамках оплаты услуг;
Списание денежных средств в результате транзакции;
Формирование отчетов по объему и стоимости горючего;
Отслеживание данных по остатку средств на картах.

Особенности учета топливных карт в 1С

Порядок учета топливных карт зависит от того, предоставляются ли они поставщиком платно или бесплатно.

В первом случае карты отражаются как часть ТМЦ организации, после чего их стоимость становится частью текущих расходов.

При бесплатном получении бухгалтером открывается отдельный забалансовый счет со свободным номером. Также внутри организации устанавливается учет всех носителей карт и ответственных за их целевое использование.

Вне зависимости от характера приобретения, организация отражает учет топливных карт с помощью следующих проводок:

Получения накладной на топливные карты;
Выдачи карты ответственному сотруднику компании;
Возврата карты организации;
Списания неиспользуемого электронного носителя.

Как получить топливные карты

Схематичная последовательность действий для получения топливных карт включает в себя:

Заказ карт у компании-поставщика;
Составление договора — в нем указывается информация о транспортных средствах организации;
Составление акта приема-передачи — на его основе осуществляется выдача выпущенных карт.

Пошаговая схема учета

Теперь давайте разберем процесс учета топливных карт.

Прежде всего необходимо оформление накладной согласно форме ТОРГ 12, необходимой для последующей выдачи и оприходования карт. При платном получении формируется отдельный документ по списанию средств с расчетного счета.
После этого документируется поступление карт. Для этого в разделе «Покупки» создается новый документ «Поступление (акты, накладные)». Это необходимо для дальнейшего формирования проводок.
Далее топливные карты передаются сотрудникам организации для использования (заправки, мойки, шиномонтаж и т.д.). В разделе «Склад» формируется новый документ «Передача материалов в эксплуатацию».
Закрепление топливных карт происходит в результате формирования оборотно-сальдовой ведомости по забалансовому счету МЦ.04.

Новый метод учета ГСМ

Более новая методика учета горючего включает в себя функционал учета по путевым листам. Для его осуществления необходимо:

Выставить в программе галочку в разделе настроек «Администрирование»;
Внести информацию о транспортных средствах автопарка и с водительских удостоверений водителей, получивших топливную карту;
Пополнить баланс карт через «Списание с расчетного счета», что позволит сотруднику пользоваться картой на АЗС компаний-партнеров.

В документе «Путевой лист» (располагается в разделе совершенных покупок) отражается расход и поступление ГСМ. Для проведения путевых листов нужно заполнить вкладку «Маршрут». Информация о топливе, приобретенном ранее, доступна в отдельной одноименной вкладке «Топливо».

Таким образом у организации появляется возможность формировать отдельные проводки по списаниям и поступлениям. По умолчанию используется счёт 10.03.2, при этом в проводках появляется дополнительный счёт 76.15, который позволяет избежать дублирования счёта 60.

Каждая из этих проводок формируется в количественном выражении и учитывается в сумме в конце месяца при закрытии учета.