Приказ о закреплении топливных карт за водителем

Каждый владелец компании тщательно следить за рациональным использованием ГСМ. Однако на практике сотрудники, имеющие доступ к транспортным средствам, часто применяют ГСМ для своих личных целей. Чтобы этого не допустить, на многих больших транспортных компаниях и не только внедрен процесс автоматизации, позволяющий осуществлять строгий контроль за водителями.

Речь идет о таком контроле, как топливные карты. Такой приказ помогает обеспечить прозрачное и эффективное использование топлива, а также упрощает учет расходов на топливо. Для бухгалтерии – это существенное облегчение работы.

Содержание

Что это такое
Как происходит п ередача топливных карт водителю
Зачем нужен приказ
Содержание приказа
Ответственность водителей
Образец

Что такое «Приказ о закреплении топливных карт за водителем»

Приказ о закреплении – это прерогатива руководителя организации (предприятия). Для того, чтобы оформить приказ, руководитель того или иного отдела составляет документ и далее передает его руководителю на рассмотрение с просьбой выдать топливную карту.

При этом, как должен выглядеть приказ, на законодательном уровне не указано. Поэтому документы можно составлять в любой форме, а их содержание зависит от специфики организации.

Основные пункты – это:

ФИО водителя (работника), на которого оформляется карта;
Вид ГСМ;
Марка ТС;
Продолжительность действия документа: срок действия;
Номер документа.

Количество топливных карт зависит от количества водителей. Всю эту информацию содержит приказ.

Как происходит передача топливных карт водителю

Процесс передачи топливных карт происходит по такой схеме:

Акт. Работник, за которым закреплен служебный автомобиль, составляет индивидуальный акт с указанием всех данных в карточке.
Общее распоряжение (приказ) руководителя. Такой метод передачи практикуется на больших предприятиях.

Следует отметить, что топливная карта может быть двух типов:

Основная – создается в одном экземпляре и распространяется на всех водителей;
Персональная – закрепляется за определёнными водителями.

Зачем нужен приказ о закреплении топливной карты

Приказ о закреплении топливной карты за водителем необходим для определения чётких правил и обязанностей, обеспечивающих контроль над её применением и соблюдением корпоративных стандартов.

Причины, по которым его составляют:

Контроль и учет расхода топлива. Устанавливается механизм, согласно которому обозначаются автомобили и водители, которые имеют право использовать топливные карты, а также какие именно транспортные средства могут заправляться по этим картам;
Предотвращение злоупотреблений. Установление жестких правил и порядка использования топливных карт помогает предотвратить возможные злоупотребления и нецелевое использование топлива;
Экономия. Снижение расходов топлива путем контроля за его использованием и предотвращения излишних расходов;
Повышение эффективности управления. Установление четких правил использования топливных карт способствует более эффективному управлению транспортным парком и ресурсами организации в целом.

Важно выдать положение о топливных картах сотрудникам на подпись. Подписав документ, они соглашаются работать по указанным правилам. После этого обычно заключают дополнительное соглашение.

Содержание приказа: основные пункты

Как же выглядит документ? Как уже было сказано, приказ составляется в произвольной форме. Наличие тех или иных пунктов зависит от конкретных потребностей и правил организации.

Ключевые разделы (общий пример):

Введение: определение контекста и необходимости закрепления топливных карт за водителями;
Ответственные лица: кто ведет учет топливных карт;
Перечень выданных топливных карт с указанием номеров и дат их выдачи;
Установление лимитов на топливо;
Обязанности, закреплённые за водителями. Предупреждение о запрете передачи топливных карт третьим лицам;
Ответственность за нарушения. Описание возможных санкций (штраф) в случае выявления нарушений во время использования топливных карт водителями.

Документ может содержать иные положения и требования.

Заключительные положения – дата, подпись руководителя.

Ответственность водителей

Сотрудник, который получил на руки такой документ, несет определённую ответственность:

Он должен тщательно соблюдать все установленные правила, касающиеся объема, места заправки топлива и его правомерный расход.
Использование карточки только в рамках установленных целей. Топливо только для служебных поездок. Если возникли какие-либо проблемы, владелец карты должен сообщить об этом руководству. В таком случае он пишет служебное заявление.
В случае злоупотребления сотрудником предусматривается дисциплинарное наказание – штраф, или дисциплинарные меры. За систематическое нарушение меры могут быть более серьёзные, вплоть до увольнения.

Руководство обязано выдать новые карточки для служебных автомобилей по окончанию действия старых.